makalah kearsipan manajemen rekod

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Manajemen rekod kertas

            Dalam manajemen rekod kertas , yang dimaksud dengan dokumen adalah data atau informasi terekam yang diperlakukan yang diperlakukan sebagai satu unit , yang diterbitkan atau  tidak diterbitkan, dalm bentuk kertas.

Dokumen meliputi:

 1.       segala sesuatu yang ada tulisannya

2.       segala sesuatu yang terdapat marka, angka, simbol, atau lubang (perforations)  yang    memiliki makna bagi orang yang memiliki kualifikasi untuk menafsirkannya.

3.       sebuah rencana, gambar, atau foto.

B.     PEMBUATAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM PEMBERKASAN (FILING)

1.      Pengertian system pemberkasan

            Pembuatan dan pengembangan sistem pemberkasan (filing) adalah proses untuk merancang, mendokumentasikan, dan menerapkan prosedur baku untuk mengklasifikasikan, menyortir, dan menyimpan informasi untuk menjamin pengambilan/pencarian informasi secara efektif dan hemat biaya.

            Tujuan dari filing adalah untuk mendapatkan informasi ketika dibutuhkan.

 Informasi yang hilang atau sulit  diperoleh pada akhirnya akan:

v  menunda keputusan-keputusan manajemen atau pembuatan keputusan yang dipaksakan berdasarkan atas informasi yang kurang lengkap;

v  menghilangkan peluang untuk mendapatkan keuntungan;

v  mengakibatkan pengeluaran yang besar untuk menciptakan kembali informasi yang penting.

B.     PERSYARATAN PENGETAHUAN UNTUK MEMBANGUN SISTEM PERBERKASAN

            Untuk merancang, memasarkan, dan menerpakan sistem filing  yang efesien dan hemat biaya harus dimiliki pengetahuan tertentu.

Beberpa pertanyaan dapat diajukan sebagai berikut:

1.      Apakah kategori rekod dikenali dan dijelaskan pada jadwal yang dipublikasikan?

2.      Apakah jadwal ini termasuk periode waktu yang diperkenankan (periode retensi) untuk penyimpanan rekod?

3.      Apakah jadwal tersebut diotomasikan?

4.      Apakah ada prosedur untuk mengidentifikasi atau memantau kepatuhan terhadap periode retensi?

C.     HUBUNGAN SISTEM PEMBERKASAN (FILING) DENGAN SISTEM LAINNYA

1.      Sistem retensi rekod

            Sistem retensi rekod merupakan dasar atau “sistem dasar” manajemen rekod.

2.      Model manajemen rekod: siklus hidup rekod atau kontinum rekod

            Setiap rekod mempunyai siklus hidup, yaitu:

              a.     rekod mempunyai permulaan atau penciptaan;

             b.     rekod ditangani atau diproses

              c.     keputusan yang dibuat menentukan nasib rekod untuk disimpan sesuai dengan retensi jangka panjang atau dimusnahkan.

D.    METODOLOGI PEMBUATAN SISTEM PEMBERKASAN

1.      Prosedur analisis sistem

              a.          Kaji status saat ini

             b.          Tentukan kebutuhan pengguna

              c.          Kaji alternatif

             d.          Lakukan analisis biaya/manfaat

              e.          Pilih alternatif

              f.          Rencanakan implementasi

             g.          Implementasikan, tindak lanjuti, dan perbaiki

2.        Kajian status saat ini

              a.          Walk throught

            Walk throught terutama berguna jika jadwal retensi saat ini tidak tepat atau tidak lengkap atau bahkan apabila tidak ada.

             b.          survei rekod

            Survei rekod merupakan suatu penilaian tingkat tinggi yang memusatkan perhatian pada berbagai kategori rekod yang diciptakan, diproses, atau diterima oleh organisasi (atau suatu unit kerja dalam organisasi yang lebih besar)

              c.          Pembuatan daftar file atau kajian atas indeks

            Untuk mejamin temu kambali diperlukan informasi yang lebih rinci untuk beberapa kategori rekod

             d.          Prosedur inventarisasi rekod

              e.          Tingkat aktivitas rekod

E.     KLASIFIKASI BERDASARKAN DOKUMEN ATAU FOLDER

1.        Susunan pemberkasan

a.         Berdasarkan abjad (susunan alfabetik)

b.        Berdasarkan nomor (susunan nomor)

c.         Berdasarkan kombinasi huruf dan angka (alfa-numerik)

a.         Pemberkasan (filing) secara numerik dan alfabetik

1)        File kronologis

2)        File diktator

3)        File referensi

b.        Pemberkasan menurut subjek dan urutan

1)        Filing subjek

2)        Filing geografis

3)        Filing kasus

4)        Filing numerik khusus

a)         Filing kode numerik desimal

b)        Filing digit-terminal

c.         Sistem file menurut susunan asli

1)        File pelanggan (nama atau nomor pelanggan)

2)        File kreditor (nama atau nomor akun kreditor)

3)        File karyawan (nama atau nomor karyawan)

4)        File pesanan pembelian (nama penjual atau nomor pesanan pembelian)

2.        Klasifikasi file menurut subjek

            Metode klasifikasi file tradisional berdasarkan subjek yang oaling umum adalah penciptaan seri klasifikasi bertingkat atau berjenjang di mana setiap tingkat yang lebih rendah merupakan bawahan dari tingkat di atasnya.

              a.          Kode file

             b.          Kode file = alamat jalan

              c.          Kode file = alamat rak

             d.          Kode file menurut subjek

              e.          Indeks dan kata kunci

              f.          Sitem berbasis kata kunci

           

Kegiatan Belajar 2

SARANA DAN PRASARANA PEMBERKASAN (FILING)

A.      CARA DASAR PENYIMPANAN FILE

            Berbagai rekod aktif pada umumnya diletakkan dalam penyimpanan file dengan tiga cara dasar, yaitu sebagai berikut:

1.      Datar, seperti gambar teknik, peta atau grafik

2.      Vertikal, dokumen uang disimpan dalam sebuah folder file, bender atau alat lain, folder-folder tersebut berada dalam berbagai jenis peralatan.

3.      Digantung, suatu bentuk lain dari filing  vertikal adalah penempatan dokumen baik yang terlepas (loose) atau terjilid (bound) dalam alat khusus yang digantung pada rel pengait.

B.     PERTIMBANGAN PEMILIHAN PERLATAN FILING

            Pertimbangan utama dalam memilih peralatan filing dan menentukan tata letak adalah sebagai berikut:

1.        Menyediakan ruangan dan peralatan yang memadai untuk menemukan rekod dengan mudah

2.        Menempatkan rekod sedekat mungkin dengan penggunanya

3.        Menyediakankantong, folder atau tempat penyimpanan yang sesuai untuk rekod.

4.        Menyediakan peralatan yang sesuai dengan kebutuhan folder

5.        Mencegah penempatan rekod terlalu tinggi dari akses yang sewajarnya

6.        Menyediakan ruangan lorong yang memadai

7.        Menyediakan tindakan keamanan yang sesuai

8.        Penekanannya haruslah pada kemudahan akses, kemudahan menarik file, serta penyimpanan dan penarikan yang hemat biaya.

Berikut adalah ragam peralatan filing:

1.        Kabinet laci vertikal tradisional

2.        Kabinet lateral yang dibuka dari samping

3.        File lateral terbuka

4.        Sistem jalur rak yang dapat digerakkan (move aisle track system)

5.        Peralatan berputar (rotary equipment)

6.        Peralatan filing: dokumen campuran dan berukuran terlalu besar

7.        Rak referensi roll-out

8.        Komputer pribadi dan mainframe

C.     PENGUKURAN FILE: VOLUME FILE DALAM METER LARI (MTER FILE LINEAR/MFL)

1.        Memperkirakan file meter lari

                        Pengukuran perkiraan volume file harus dilakukan pada awal walkthroughh (pemeriksaan rutin oleh manajemen internal organisasi) untuk menentukan kapasitas peralatan filing  saat ini.

2.        Mengukur MFL yang ssungguhnya

            Cara yang nudah untuk menentukan MFL sesungguhnya digambarkan sebagai berikut:

a.         Menggunakan pita pengukur meteran

b.        Dari titik acuan pada pita ini, ukur laci kedua.

c.         Pada selembar kertas buat tanda penjumlahan ketika setiap panjang 3 meter telah diukur.

d.        Kalikan jumlah total tanda penjumlahan dengan 3 meter untuk menentukan jumlah keseluruhan volume file MFL.

3.        Perbandingan ruangan lantai/MFL

4.        Ruangan lantai  penyimpanan file

5.        Efisiensi

6.        Efisiensi ruangan vs akses

D.    KEAMANAN

            Aturan keselamatan dasar mensyaratkan bahwa semua laci, pintu flipper, atau rak-rak referensi harus dikembalikan kepada posisi awalnya sebelum meningggalkan daerah ruang file.

            Berat muatan peralatan filing juga merupakan pertimbangan penting, khususnya jika gedung Anda setinggi atau memiliki beberapa tingkat.

            Satu lagi pertimbangan keamanan yang penting ketika memuat peralatan lateral kepadatan tinggi pada waktu pertama kali adalah memuat barisan atas tanpa bobot penyeimbang di bagian bawah.

E.     RANCANGAN DASAR FOLDER UNTUK MENYIMPAN FILE

1.         Pemilihan Tab

                       a.          Ukuran dan penggunaan tab

                       b.          Susunan kamus

                       c.          tab cut penuh dan tan cut langsung

                      d.          Kantong

                       e.          Posisi label end-tab

2.         Pemilihan folder

                       a.          Folder gantung

                       b.          Jenis-jenis folder

                       c.          menentukan perhitungan folder

3.         Pedoman file (file guides)

4.         Perlengkapan khusus

5.         Prototipe perlengkapan dan sistem

6.         Alat bantu temu kembali visual

7.         Membuat rekod menjadi nonaktif (charge out)