BAB II
PEMBAHASAN
A.
Manajemen rekod kertas
Dalam
manajemen rekod kertas , yang dimaksud dengan dokumen adalah data atau
informasi terekam yang diperlakukan yang diperlakukan sebagai satu unit , yang
diterbitkan atau tidak diterbitkan, dalm
bentuk kertas.
Dokumen meliputi:
1. segala
sesuatu yang ada tulisannya
2. segala
sesuatu yang terdapat marka, angka, simbol, atau lubang (perforations) yang
memiliki makna bagi orang yang memiliki kualifikasi untuk menafsirkannya.
3.
sebuah rencana, gambar, atau foto.
B.
PEMBUATAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM PEMBERKASAN (FILING)
1. Pengertian
system pemberkasan
Pembuatan
dan pengembangan sistem pemberkasan (filing) adalah proses untuk
merancang, mendokumentasikan, dan menerapkan prosedur baku untuk
mengklasifikasikan, menyortir, dan menyimpan informasi untuk menjamin
pengambilan/pencarian informasi secara efektif dan hemat biaya.
Tujuan
dari filing adalah untuk mendapatkan informasi ketika dibutuhkan.
Informasi yang hilang atau sulit diperoleh pada akhirnya akan:
v menunda
keputusan-keputusan manajemen atau pembuatan keputusan yang dipaksakan
berdasarkan atas informasi yang kurang lengkap;
v menghilangkan
peluang untuk mendapatkan keuntungan;
v mengakibatkan
pengeluaran yang besar untuk menciptakan kembali informasi yang penting.
B. PERSYARATAN
PENGETAHUAN UNTUK MEMBANGUN SISTEM PERBERKASAN
Untuk
merancang, memasarkan, dan menerpakan sistem filing yang efesien dan hemat biaya harus dimiliki
pengetahuan tertentu.
Beberpa pertanyaan dapat diajukan sebagai
berikut:
1. Apakah
kategori rekod dikenali dan dijelaskan pada jadwal yang dipublikasikan?
2. Apakah
jadwal ini termasuk periode waktu yang diperkenankan (periode retensi) untuk
penyimpanan rekod?
3. Apakah
jadwal tersebut diotomasikan?
4. Apakah
ada prosedur untuk mengidentifikasi atau memantau kepatuhan terhadap periode
retensi?
C. HUBUNGAN
SISTEM PEMBERKASAN (FILING) DENGAN SISTEM LAINNYA
1. Sistem
retensi rekod
Sistem
retensi rekod merupakan dasar atau “sistem dasar” manajemen rekod.
2. Model
manajemen rekod: siklus hidup rekod atau kontinum rekod
Setiap
rekod mempunyai siklus hidup, yaitu:
a. rekod
mempunyai permulaan atau penciptaan;
b. rekod
ditangani atau diproses
c. keputusan
yang dibuat menentukan nasib rekod untuk disimpan sesuai dengan retensi jangka
panjang atau dimusnahkan.
D. METODOLOGI
PEMBUATAN SISTEM PEMBERKASAN
1. Prosedur
analisis sistem
a.
Kaji
status saat ini
b.
Tentukan
kebutuhan pengguna
c.
Kaji
alternatif
d.
Lakukan
analisis biaya/manfaat
e.
Pilih
alternatif
f.
Rencanakan
implementasi
g.
Implementasikan,
tindak lanjuti, dan perbaiki
2.
Kajian
status saat ini
a.
Walk
throught
Walk
throught terutama
berguna jika jadwal retensi saat ini tidak tepat atau tidak lengkap atau bahkan
apabila tidak ada.
b.
survei
rekod
Survei
rekod merupakan suatu penilaian tingkat tinggi yang memusatkan perhatian pada
berbagai kategori rekod yang diciptakan, diproses, atau diterima oleh
organisasi (atau suatu unit kerja dalam organisasi yang lebih besar)
c.
Pembuatan
daftar file atau kajian atas indeks
Untuk
mejamin temu kambali diperlukan informasi yang lebih rinci untuk beberapa
kategori rekod
d.
Prosedur
inventarisasi rekod
e.
Tingkat
aktivitas rekod
E. KLASIFIKASI
BERDASARKAN DOKUMEN ATAU FOLDER
1.
Susunan
pemberkasan
a.
Berdasarkan
abjad (susunan alfabetik)
b.
Berdasarkan
nomor (susunan nomor)
c.
Berdasarkan
kombinasi huruf dan angka (alfa-numerik)
a.
Pemberkasan
(filing) secara numerik dan alfabetik
1)
File
kronologis
2)
File
diktator
3)
File
referensi
b.
Pemberkasan
menurut subjek dan urutan
1)
Filing
subjek
2)
Filing
geografis
3)
Filing
kasus
4)
Filing
numerik khusus
a)
Filing
kode numerik desimal
b)
Filing
digit-terminal
c.
Sistem
file menurut susunan asli
1)
File
pelanggan (nama atau nomor pelanggan)
2)
File
kreditor (nama atau nomor akun kreditor)
3)
File
karyawan (nama atau nomor karyawan)
4)
File
pesanan pembelian (nama penjual atau nomor pesanan pembelian)
2.
Klasifikasi
file menurut subjek
Metode
klasifikasi file tradisional berdasarkan subjek yang oaling umum adalah
penciptaan seri klasifikasi bertingkat atau berjenjang di mana setiap tingkat
yang lebih rendah merupakan bawahan dari tingkat di atasnya.
a.
Kode
file
b.
Kode
file = alamat jalan
c.
Kode
file = alamat rak
d.
Kode
file menurut subjek
e.
Indeks
dan kata kunci
f.
Sitem
berbasis kata kunci
Kegiatan Belajar 2
SARANA DAN PRASARANA PEMBERKASAN (FILING)
A. CARA
DASAR PENYIMPANAN FILE
Berbagai
rekod aktif pada umumnya diletakkan dalam penyimpanan file dengan tiga cara
dasar, yaitu sebagai berikut:
1. Datar,
seperti gambar teknik, peta atau grafik
2. Vertikal,
dokumen uang disimpan dalam sebuah folder file, bender atau alat lain,
folder-folder tersebut berada dalam berbagai jenis peralatan.
3. Digantung,
suatu bentuk lain dari filing vertikal adalah penempatan dokumen baik yang
terlepas (loose) atau terjilid (bound) dalam alat khusus yang
digantung pada rel pengait.
B. PERTIMBANGAN
PEMILIHAN PERLATAN FILING
Pertimbangan
utama dalam memilih peralatan filing dan menentukan tata letak adalah
sebagai berikut:
1.
Menyediakan
ruangan dan peralatan yang memadai untuk menemukan rekod dengan mudah
2.
Menempatkan
rekod sedekat mungkin dengan penggunanya
3.
Menyediakankantong,
folder atau tempat penyimpanan yang sesuai untuk rekod.
4.
Menyediakan
peralatan yang sesuai dengan kebutuhan folder
5.
Mencegah
penempatan rekod terlalu tinggi dari akses yang sewajarnya
6.
Menyediakan
ruangan lorong yang memadai
7.
Menyediakan
tindakan keamanan yang sesuai
8.
Penekanannya
haruslah pada kemudahan akses, kemudahan menarik file, serta penyimpanan dan
penarikan yang hemat biaya.
Berikut adalah ragam peralatan filing:
1.
Kabinet
laci vertikal tradisional
2.
Kabinet
lateral yang dibuka dari samping
3.
File
lateral terbuka
4.
Sistem
jalur rak yang dapat digerakkan (move aisle track system)
5.
Peralatan
berputar (rotary equipment)
6.
Peralatan
filing: dokumen campuran dan berukuran terlalu besar
7.
Rak
referensi roll-out
8.
Komputer
pribadi dan mainframe
C. PENGUKURAN
FILE: VOLUME FILE DALAM METER LARI (MTER FILE LINEAR/MFL)
1.
Memperkirakan
file meter lari
Pengukuran perkiraan
volume file harus dilakukan pada awal walkthroughh (pemeriksaan rutin
oleh manajemen internal organisasi) untuk menentukan kapasitas peralatan filing
saat ini.
2.
Mengukur
MFL yang ssungguhnya
Cara
yang nudah untuk menentukan MFL sesungguhnya digambarkan sebagai berikut:
a.
Menggunakan
pita pengukur meteran
b.
Dari
titik acuan pada pita ini, ukur laci kedua.
c.
Pada
selembar kertas buat tanda penjumlahan ketika setiap panjang 3 meter telah
diukur.
d.
Kalikan
jumlah total tanda penjumlahan dengan 3 meter untuk menentukan jumlah
keseluruhan volume file MFL.
3.
Perbandingan
ruangan lantai/MFL
4.
Ruangan
lantai penyimpanan file
5.
Efisiensi
6.
Efisiensi
ruangan vs akses
D. KEAMANAN
Aturan
keselamatan dasar mensyaratkan bahwa semua laci, pintu flipper, atau
rak-rak referensi harus dikembalikan kepada posisi awalnya sebelum
meningggalkan daerah ruang file.
Berat
muatan peralatan filing juga merupakan pertimbangan penting, khususnya
jika gedung Anda setinggi atau memiliki beberapa tingkat.
Satu
lagi pertimbangan keamanan yang penting ketika memuat peralatan lateral kepadatan
tinggi pada waktu pertama kali adalah memuat barisan atas tanpa bobot
penyeimbang di bagian bawah.
E. RANCANGAN
DASAR FOLDER UNTUK MENYIMPAN FILE
1.
Pemilihan
Tab
a.
Ukuran
dan penggunaan tab
b.
Susunan
kamus
c.
tab cut
penuh dan tan cut langsung
d.
Kantong
e.
Posisi
label end-tab
2.
Pemilihan
folder
a.
Folder
gantung
b.
Jenis-jenis
folder
c.
menentukan
perhitungan folder
3.
Pedoman
file (file guides)
4.
Perlengkapan
khusus
5.
Prototipe
perlengkapan dan sistem
6.
Alat
bantu temu kembali visual
7.
Membuat
rekod menjadi nonaktif (charge out)
